On ebatõenäoline, et kellelgi oleks huvi, ressursse või tehnoloogilisi vahendeid, et teie vestlust pealt kuulata või teie kirju ning sõnumeid lugeda, aga tuleb meeles pidada, et 100% ohutut ja turvalist elektroonilisel teel teavitamise võimalust pole. Enne pöördumist tasuks mõelda järgnevale:
- Ärge kasutage tööarvutit, et meiega ühendust võtta. Paljud tööandjad jätavad endale õiguse jälgida töötajate internetikasutust ja see võib teid tahtmatult tuvastada
- Ärge kasutage töö e-maili aadressi, sest tööandjal on võimalik seda jälgida. Selle asemel kaaluge anonüümse e-maili aadressi kasutuselevõttu. Samuti on soovitatav kasutada krüptitud e-maili kontot, et saata turvalisemaid sõnumeid - nt ProtonMail
- Ärge kasutage meiega ühendust võtmisel turvamata avalikku Wi-Fi võrku, sest see ei pruugi olla ohutu
- Ärge öelge kellelegi teisele, et kaalute väärkäitumisest teavitamist, välja arvatud juhul, kui jurist soovitab teil seda teha
- Ärge salvestage suhtlust meiega oma töö- ega koduarvutis
Meiega ühendust võttes veenduge, et oskate selgitada ning põhjendada, miks te pöördute, millest te teavitada tahate ning mis on te ootused vihjeandjate teabekeskusele. Kokkuvõte juhtumist olgu pigem lühem, kus on esile tõstetud kõige olulisem informatsioon. Kui teil on lisaks mingeid dokumente/tõendeid, võite need kokkuvõttele juurde lisada. Soovitame osutada dokumentides olulistele kohtadele. Proovige juhtumit kirjeldada ilma võimalike otseste süüdistusteta kellegi vastu.
Ärge liialdage ega ilustage juhtumit. On oluline anda edasi faktid ning vältida järgnevat:
- Teha järeldusi selle kohta, kes võiksid olla süüdi ja juhtumiga seotud
- Kedagi otseselt süüdistada konkreetses väärkäitumises, nt pettus
- Põhjendamatult spekuleerida kõigi väärkäitumises osalenute motiivide üle
Kõik ebatäpsused, vale või eksitav teave, mida te teadlikult jagate võib kahjustada teie usaldusväärsust.